Informationen zum Thema Compliance

Wir, d.h. die securoof Group GmbH (das „Unternehmen“), und ihre Tochtergesellschaften (NIS - Nordic Industrial Services GmbH und die Scandinavian Leak Detection AB), legen großen Wert auf die Einhaltung von Gesetzen, internen Richtlinien und ethischen Grundsätzen. Um möglichen Fehlverhalten konsequent entgegenzuwirken, haben wir eine Meldestelle eingerichtet. Hier können sowohl Beschäftigte als auch externe Personen Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und interne Regelungen melden – vertraulich und auf Wunsch auch anonym. 

Meldestelle für Hinweise zu Verstößen

Diese Meldestelle wird von Bitkom, einem externen, unabhängigen Anbieter betrieben, um eine objektive und sichere Bearbeitung der Hinweise zu gewährleisten. Jede eingehende Meldung wird sorgfältig geprüft und Verdachtsfälle werden konsequent untersucht.

Welches Fehlverhalten ist zu melden?

Ein Whistleblower kann illegales, unehrliches oder unrechtmäßiges Verhalten melden, wie beispielsweise (aber nicht beschränkt auf) 

  • ein Verbrechen oder ein Vergehen, 

  • einen Verstoß gegen geltende Gesetze, Vorschriften und/oder internationale Normen (z.B. die UN Global Compact Prinzipien oder die OECD Richtlinien für Multinationale Unternehmen), 

  • einen Verstoß gegen vertragliche Verpflichtungen des Unternehmens, 

  • einen Verstoß gegen die  ESG-Grundsatzerklärung des Unternehmens und/oder andere Richtlinien, 

  • jede andere Art von unethischem oder unehrlichem Verhalten (das „Fehlverhalten“). 

Eine Meldung muss im allgemeinen Interesse der des Unternehmens erfolgen. 

Meldung in gutem Glauben 

Bei der Einreichung einer Meldung muss ein Whistleblower immer in gutem Glauben handeln und die Meldung muss aus triftigen Gründen erfolgen. Enthält die Meldung falsche, unbegründete oder opportunistische Behauptungen oder erfolgt sie allein zu dem Zweck, andere zu diffamieren oder zu schädigen, kann das Unternehmen angemessene disziplinarische und/oder rechtliche Maßnahmen gegen den Whistleblower ergreifen. 

Meldemöglichkeiten 

Sie können Hinweise über die folgenden Kanäle abgeben:

  • Telefonisch
    Hotline: +49 30 27576-456
    Die Hotline ist zu den üblichen Geschäftszeiten (Mo-Fr 9-17 Uhr) erreichbar. Bitte beachten Sie bei Anrufen aus dem Ausland die geltenden Vorwahlen bzw. Ländercodes.

  • Per E-Mail
    Securoof@bitkom-consult.de  
    Bitte geben Sie in Ihrer Meldung die verantwortliche Stelle an, damit wir Ihr Anliegen gezielt bearbeiten können.

  • Per Post
    Anschrift: Bitkom servicegesellschaft mbH
Albrechtstraße 10
D-10117 Berlin
    Bitte stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Schreiben die verantwortliche Stelle angeben, damit Ihre Meldung entsprechend zugeordnet und bearbeitet werden kann.

  • Persönlich
    Nach vorheriger Terminvereinbarung können Sie Hinweise auch persönlich an die zuständige Stelle übermitteln. Bitte wenden Sie sich zur Terminabsprache an: whistleblower@bitkom-consult.de

  • Externe Meldekanäle
    Neben den Anlaufstellen und Meldekanälen des Unternehmens stehen Hinweisgebenden auch externe Meldekanäle zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier.

Welche Informationen sollten in eine Whistleblowing-Meldung aufgenommen werden?

Eine Meldung muss ausreichend detailliert und dokumentiert sein und sollte die folgenden Details enthalten (wenn die relevanten Informationen bekannt sind): 

  • eine detaillierte Beschreibung der Ereignisse und wie der Whistleblower darauf aufmerksam wurde; 

  • Datum und Ort des Ereignisses; 

  • die Namen und Positionen der beteiligten Personen oder Informationen, die ihre Identifizierung ermöglichen; 

  • die Namen anderer Personen, sofern vorhanden, die die gemeldeten Fakten bestätigen können; 

  • bei der Einreichung einer Meldung der Name des Whistleblowers (diese Informationen werden bei einer anonymen Meldung nicht angefordert) sowie alle anderen Informationen oder Elemente, die dem Ermittlungsteam helfen könnten, die Fakten zu überprüfen. Ein Whistleblower wird dringend gebeten, eine Meldung einzureichen und seinen Namen anzugeben. Dies erleichtert die interne Untersuchung und die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen zum Schutz des Whistleblowers.

Welche Maßnahmen gibt es zum Schutz des Whistleblowers?

Die Identität des Whistleblowers wird streng vertraulich behandelt. Um eine solche streng vertrauliche Behandlung zu gewährleisten, wurden folgende Maßnahmen getroffen: 

  • Meldungen werden von Fallbearbeitern bearbeitet und die Dateien werden streng vertraulich aufbewahrt. Nur autorisierte Personen des Untersuchungsteams haben Zugriff auf diese Daten.

  • Alle internen und externen Parteien, die an der Untersuchung und an Folgemaßnahmen beteiligt sind, unterliegen strengen Geheimhaltungspflichten. Die unbefugte Offenlegung von Informationen im Zusammenhang mit den Untersuchungen, der Meldung oder der Identität eines Whistleblowers wird nicht toleriert und hat Disziplinarmaßnahmen zur Folge. Abhängig von den Umständen kann ein solches Verhalten auch andere Maßnahmen nach sich ziehen, einschließlich zivil oder strafrechtlicher Klagen. 

  • Die Identität des Whistleblowers wird nicht offengelegt, außer 

    • der Whistleblower stimmt der Offenlegung ausdrücklich zu oder 

    • eine Offenlegung ist gesetzlich vorgeschrieben. Je nach Art des gemeldeten Fehlverhaltens ist es möglicherweise gesetzlich vorgeschrieben, die staatlichen Behörden zu involvieren, damit eine offizielle Untersuchung eingeleitet werden kann. In solchen Fällen kann das Unternehmen verpflichtet sein, den staatlichen Behörden den Namen des Whistleblowers mitzuteilen, wobei die strikte Vertraulichkeit des Whistleblowers jederzeit gewahrt bleibt. Das Unternehmen wird den Whistleblower informieren, wenn seine Identität gemeldet wurde, es sei denn, eine solche Offenlegung würde die Ermittlungen oder Gerichtsverfahren gefährden.

Anonymität und Vertraulichkeit

Falls Sie anonym bleiben möchten, ist dies über unsere extern betriebene Meldestelle möglich. Diese gewährleistet höchste Vertraulichkeit und Anonymität im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Das Unternehmen unternimmt alle vertretbaren Anstrengungen, um eine anonyme Meldung zu untersuchen, weist jedoch darauf hin, dass es in einigen Fällen Einschränkungen gibt, was erreicht werden kann, falls sich der Whistleblower dafür entscheidet, anonym zu bleiben.

Unser Verfahren im Überblick

  • Schritt 1: Kontaktaufnahme
    Sie können einen Hinweis telefonisch, per E-Mail, per Post mitteilen. Alle Zugangswege können in englischer oder deutscher Sprache gewählt werden. 

  • Schritt 2: Eingangsbestätigung
    Sie erhalten binnen sieben Tagen eine Eingangsbestätigung und einen Kontakt für den weiteren Verfahrensablauf. Wir sind bemüht die Kommunikation während des Verfahrens in der Sprache zu bedienen, die eine bestmögliche Verständigung sicherstellt. 

  • Schritt 3: Expertenteam prüft
    Ein Experten Team übernimmt die Bearbeitung des Hinweises und prüft die Stichhaltigkeit des Hinweises. Im Fall einer Ablehnung erhalten Sie eine Begründung.

  • Schritt 4: Sachverhaltsaufklärung
    Zur Sachverhaltsaufklärung können, ggf. in Rücksprache mit Ihnen, weitere Beteiligte hinzugezogen werden.

  • Schritt 5: Abhilfemaßnahme
    Anschließend werden, ggf. im Austausch mit Ihnen, Vorschläge zur Abhilfe erarbeitet. Innerhalb von circa drei Monaten nach Eingangsbestätigung soll Ihnen das Ergebnis und etwaige abgeleitete Maßnahmen mitgeteilt werden.

  • Schritt 6: Abschluss
    Der Sachverhalt und die Abhilfemaßnahme werden von uns gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert.

  • Schritt 7: Feedback
    Ein freiwilliges Feedback von Ihnen nach Abschluss des Prozesses hilft uns bei der Weiterentwicklung unseres Beschwerdeverfahrens weiter.

Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung dabei, Integrität und Compliance in unserem Unternehmen zu wahren.

07.02.2025